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Directives pour les organisateurs de chapitres

Procédures de conduite de consultation auprès des chapitres locaux et d’ISOC Global

Version : finale
Auteurs : Groupe de rédaction Sphere Consult
Date : 15 septembre 2009
Date : 7 décembre 2009 - mis à jour pour utiliser le terme "communautés" plutôt que le terme "électeurs" selon le feed-back de l'équipe de direction de l'ISOC.

1. Introduction

Voici la version définitive de ce document, laquelle a été approuvée par l'équipe de direction de l'ISOC.

Pour consulter les versions préalables de ce document, y compris un résumé du feed-back reçu et pour savoir comment il a été incorporé au document, veuillez visiter http://wiki.chapters.isoc.org/tiki-view_blog.php?blogId=2.

1.1 Notre but - Développement et mise en application du protocole de consultation stratégique

L’Internet Society a besoin de protocoles et/ou de procédures pour savoir comment conduire une consultation avec et parmi ses diverses communautés – chapitres locaux, organisations membres et membres individuels – sur les aspects politiques. Il n'existe aucun protocole clair indiquant comment un chapitre local peut consulter l'ISOC Global et/ou les autres chapitres locaux sur un événement ou un développement imminent dans sa région. Notre responsabilité était de concevoir un ensemble d'avant-projets de protocoles pour la conduite des consultations stratégiques entre et parmi ISOC Global et ses communautés.

En partant des relations décrites ci-dessus, le groupe a extrapolé plus largement à d'autres consultations – en explorant les diverses communautés de l’ISOC et la nécessité de rassembler des avis qui soient souhaitables dans le contexte ISOC. Entre autres, il s’agit des interactions entre et parmi les groupes suivants : le Conseil de l'ISOC, le personnel, le comité consultatif, les bureaux régionaux, les organismes associés, tels que l’ISOC-ECC, et les chapitres locaux.

2. Procédure de consultation proposée

2.1 Qui consulte?

Aux fins de ce document, nous avons limité au début la discussion sur la procédure de consultation à l'ISOC Global et aux chapitres de l'ISOC. Cependant, nous estimons que cette procédure de consultation pourrait engager facilement et simultanément de multiples groupes d’intervenants, comme ceci est expliqué dans le paragraphe précédent. Par conséquent, ce document aborde la consultation dans l’ensemble de l'ISOC.

2.2 Impératifs de la procédure administrative pour les consultations

2.2.1 Déclenchement d’une consultation

Les différents éléments déclencheurs d’une consultation peuvent être classifiés en tant que :

a) des sujets qui surgissent seulement au niveau local
b) des sujets qui surgissent au niveau local, mais qui ont un intérêt à plus large échelle
c) des sujets qui surgissent au niveau international.

Dans ces catégories, les éléments déclencheurs peuvent cependant être externes (provenir d'une enquête, d'un document de travail, etc.) résultant de sujets qui intéressent l’État ou d'autres organisations.

Les éléments déclencheurs peuvent être évalués par leur importance pour l'organisation Est-ce critique ? Est-il nécessaire que certains groupes d’intervenants répondent ? Y a-t-il des contraintes de temps externes ?

2.2.2 La planification et la synchronisation des consultations est critique.

En raison de l’internationalité de l'ISOC, la planification et la synchronisation des consultations doivent être soigneusement considérées. Les aspects politiques ont une importance spécifique à une région et à un moment particuliers. Pendant une consultation, les participants doivent s'engager à une vitesse qui s’ajuste à leurs besoins locaux ou aux besoins d'ISOC Global.

Nous recommandons :
• Une consultation standard qui soit communiquée aux parties appropriées, au moins un mois avant la date butoir fixée pour la décision finale.

2.2.3 Les attentes concernant l’implication dans la consultation doivent être définies en tant qu'éléments de ladite consultation.

Lorsqu’elle implique des partenaires de consultation, l’entité qui initie une consultation doit présenter à son public cible des attentes claires. Ceci inclut, sans limitation, les aspects suivants:

  • Synchronisation/échéances
  • Qui est consulté dans la procédure de consultation
  • Quel est le but de la consultation - qui est l'audience finale
  • Comment une décision finale sera prise
  • Ce qu'on s'attend à ce que les personnes consultées fournissent : des conseils, des idées, etc.
  • L'étape de la consultation : dialogue, discussion, décision (voir la Section 2.3)

2.2.4 Des outils appropriés doivent être utilisés pour archiver les consultations pour utilisation ultérieure.

Les consultations, le dialogue et la discussion qui les entourent, ont une valeur énorme pour l'ISOC. En conséquence, l'ISOC doit soutenir une structure de forum de discussion, qui permet l’archivage, la participation et l'identification des participants, ainsi que des méthodes d'accès multiples (en ligne, email, sur le Web, de conception universelle, etc.)

2.2.5 La consultation avec d'autres participants doit être identifiée et partagée avec tous les participants.

L'ISOC Global et ses diverses communautés comprennent que des groupes multiples d’intervenants puissent être intéressés à prendre part à des consultations qui touchent à des sujets politiques clés. L'entité organisatrice qui lance la consultation doit identifier ces autres participants et partager cette information avec tous les participants. Notre groupe reconnaît que les consultations impliqueraient probablement des interactions entre et parmi les nombreux groupes : le Conseil d’administration de l'ISOC, le personnel, le comité consultatif, les bureaux régionaux, les organisations d'associés, telles que l’ISOC-ECC, les chapitres locaux, le Comité consultatif de l'ISOC, et les organisations membres de l'ISOC.

2.3 Procédure de consultation

Grâce à cette procédure, les participants pourront prévoir les conséquences probables des décisions, établir l'importance de facteurs individuels, et choisir la meilleure ligne d’action à prendre. Nous proposons un modèle consultatif à trois niveaux basé sur le dialogue et la discussion et ayant pour résultat une décision de valeur et partagée.

2.3.1 Première étape : Dialogue - comprendre les différentes perspectives

Le physicien, David Bohm, qui a consacré ses dernières années à la recherche sur le dialogue, le décrit de cette façon. Le dialogue "n'est pas un échange et n'est pas une discussion. La discussion signifie parler dans les deux sens comme dans un jeu de ping-pong. Cela a une certaine valeur, mais dans le dialogue nous essayons d'aller plus loin… de créer une situation où l’on interrompt nos avis et jugements, afin de pouvoir nous écouter les uns les autres".

Pendant la phase de dialogue d'une consultation, les participants doivent s'engager ouvertement les uns avec les autres et apprendre comment un sujet est perçu à partir d'une série de perspectives différentes. La phase de dialogue d'une consultation est probablement la phase la plus importante puisqu'elle permet de regarder de nombreux côtés différents du même sujet. Cette phase devrait être menée d'une façon ouverte, encourageante et respectueuse, pour s'assurer que toutes les perspectives possibles seront prises en compte dans des phases postérieures.

2.3.2 Deuxième étape : Discussion - examen des valeurs qui s’opposent les unes aux autres dans les différentes perspectives

Pendant la phase de discussion de la consultation, les participants doivent peser les perspectives des autres parties rassemblées pendant la phase de dialogue et les mettre en perspective avec les buts de la consultation et les principes de l'ISOC. Cette partie de la consultation pourrait probablement être menée avec un groupe plus réduit pour accélérer le travail. Mais, la valeur de la procédure et la discussion sont importantes à des fins d’archivage et pour référence ultérieure. Nous encourageons donc un forum ouvert et respectueux pour cette phase. 2.3.3

Étape 3 : Décision - choix faits dans le meilleur intérêt des principes de l'ISOC

Une fois qu'une décision finale est prise, elle doit être documentée dans un document formel qui est archivé avec le compte-rendu du dialogue et de la discussion qui ont mené à la décision. Le document final doit décrire comment la décision soutient les principes de l'ISOC et quel est son importance pour le futur de l'Internet.

2.3.4 Structure de la procédure de consultation

Nous recommandons que des consultations soient menées en formant des groupes ad hoc et de courte durée d’intervenants intéressés qui sont conscients des Principes fondamentaux de la consultation décrits dans l'Annexe A. Il est souhaitable qu'une consultation standard implique la considération bien à l’avance des sujets laissant un temps adéquat pour l'implication des intervenants après les trois étapes décrites ci-dessous. Une procédure de consultation réactive ne devrait être suivie que pour répondre à une crise immédiate et devrait toujours avoir de nombreux attributs parmi ceux qui sont cités ci-dessus. Les procédures réactives peuvent avoir des calendriers plus courts et un groupe d’intervenants plus circoncis, afin de respecter des échéances serrées.

2.3.5 Étapes jalons et activités de consultation

La consultation doit être présentée de sorte que la communauté participante comprenne sa nature.

  • Pour information : la déclaration vise à informer le participant de quelque chose et ne sollicite aucune réponse de sa part. Rarement utilisé dans une procédure de consultation.
  • Pour le dialogue : la déclaration sollicite la participation de la personne consultée au dialogue, habituellement dans un délai spécifique.
  • Pour la discussion : la déclaration sollicite l’avis de la personne consultée, habituellement dans un délai spécifique.
  • Pour la décision : la déclaration inclut une décision et ne sollicite aucun avis.

Une procédure de consultation raisonnable comprendra les activités suivantes:

  1. Créer une déclaration de ce qui est demandé
  2. Créer une déclaration de la position proposée (le cas échéant)
  3. S’assurer que la déclaration est compatible avec les principes de l’ISOC et son Plan stratégique opérationnel global actuel.
  4. Identifier les participants nécessaires pour une procédure de consultation robuste.
  5. Définir un calendrier pour la procédure de discussion et son bilan.
  6. Diffuser la consultation en incluant l'information suivante dans un forum approprié :
    • qui suscite la consultation
    • le destinataire prévu de la politique finale
    • le point de contact pour les questions et réponses
    • ce que l’on attend des participants
      • est-ce strictement à des fins d’information ?
      • est-ce pour faire des commentaires ?
      • une action spécifique est-elle exigée ?
      • Reconnaissance/intérêt dans la participation
      • ce qui constitue une réponse utile
    • Dates limites importantes pour le dialogue, la discussion, la formation de la politique finale et la documentation
  7. Y a-t-il une partie de la consultation qui soit privée ? Si tel est le cas, veuillez l’indiquer.

Si les participants trouvent peu raisonnable la date limite proposée, ils doivent immédiatement proposer une date qu'ils trouvent plus raisonnable et agir en conséquence en faisant abstraction de toute communication supplémentaire du demandeur.

2.4 Assistance électronique pour une procédure de consultation robuste

En raison de la nature internationale et de la dispersion des chapitres locaux ISOC dans le monde entier, le besoin d’assistance pour la traduction et les divers niveaux d’engagement des chapitres locaux, il est nécessaire de posséder une robuste panoplie d'outils en ligne qui facilitera la consultation pour tous les membres de l'ISOC. En bref, il faut créer un forum de discussion pour :

  • faciliter la sollicitation des contributions;
  • faciliter le suivi des contributions, même si vous n’avez pas suivi l’ensemble de la consultation en temps réel, et
  • faciliter l'archivage des résultats pour référence ultérieure.

Annexe A : Principes fondamentaux de consultation

1. Les Principes de l'ISOC sont des valeurs fondamentales partagées, utilisées dans la formation de politiques, mais qui bénéficieraient d’une amélioration.

Le groupe a convenu que tous les chapitres locaux, ISOC global et d'autres membres ISOC devraient s’accorder et utiliser les principes de l'ISOC en tant qu’idées communes et valeurs partagées que nous tous respectons et utilisons comme les soutiens de toutes les politiques.
Les activités de l’ISOC sont fondées et guidées par les principes suivants :

  • Utilisation ouverte, non payante et profitable de l'Internet.
  • Fournisseurs de contenu auto-régulés ; aucune censure préalable des communications en ligne.
  • La liberté d'expression en ligne n'est pas limitée par d'autres moyens indirects, tels que les contrôles publics ou privés excessivement restrictifs sur le matériel ou les logiciels informatiques, l’infrastructure de télécommunication, ou d'autres composants essentiels de l’Internet.
  • Forum ouvert pour le développement des normes et de la technologie Internet.
  • Aucune discrimination du service Internet en rapport à la race, la couleur, le sexe, un handicap, la langue, la religion, l'opinion politique ou autre, l'origine nationale ou sociale, les biens, la naissance ou tout autre statut.
  • Les informations personnelles produites sur l'Internet ne peuvent être ni exploitées, ni utilisées par quiconque sans le consentement de la personne qui les a fournies.
  • Les internautes peuvent crypter leurs communications et informations sans restriction.
  • Encouragement de coopération entre les réseaux : la connectivité est une récompense en soi ; donc, les fournisseurs de réseau sont récompensés en coopérant les uns avec les autres.

Cependant, le groupe pense également que ces principes ont besoin d’être modifiés, étant donné qu'ils sont considérés nord- américains. Les principes pourraient devenir un ensemble de valeurs fondamental et plus solide s'ils étaient modifiés pour refléter une perspective plus globale.

2. Les décisions politiques, même lorsque relativement secondaires, devraient être partagées par toutes les parties.

Une des idées intéressantes soulevées pendant notre dialogue était que les décisions politiques devraient être accompagnées d’une période de temps adéquat pour la discussion, le dialogue et/ou la diffusion. Les groupes ont besoin de temps pour assimiler l'information et déterminer s’il est nécessaire de la partager avec leurs collègues.

3. Un respect mutuel des rôles et responsabilités est fondamental pour obtenir un processus de collaboration positif.

Le groupe a abordé un certain nombre d'exemples passés illustrant des conflits de politiques entre ISOC Global et les chapitres locaux. Au cours de notre dialogue, il est devenu clair qu'une identification fondamentale des rôles et responsabilités devait être établie et respectée par ISOC Global comme par les chapitres locaux.

Pour que les consultations se produisent en vue d’obtenir le meilleur échange des idées, un véritable rapport de confiance doit s’établir parmi les groupes qui participent à la consultation. Ce "tissu relationnel" est un élément de réussite fondamental. Les participants à une consultation doivent comprendre et respecter les valeurs, les passions et le temps disponible que possède chaque individu.

Les représentants des chapitres locaux sont généralement des volontaires qui ont leur propre travail. En même temps, beaucoup de personnes ont des rapports locaux et/ou régionaux de liaison très forts et pourraient avoir besoin d’un nombre raisonnable d’heures pour s'assurer que les nouvelles politiques sont formulées et comprises dans un contexte local.

Le personnel d'ISOC Global subit l'énorme pression de fournir des déclarations politiques qui soutiennent l'éducation continue des responsables politiques du monde entier, pour s'assurer qu'Internet peut soutenir le prochain milliard d'utilisateurs supplémentaires. Leurs recommandations de politique sont basées sur les principes. De temps en temps, ces recommandations peuvent nécessiter un prompt développement pour satisfaire les exigences immédiates d'éducation et de conseil. Le développement rapide d’une politique devrait être l'exception et non pas la règle. Il est possible de développer la plupart des politiques au moyen d’une procédure réfléchie, opportune et collaborative, basée sur le respect mutuel - où chaque participant est disposé à voir les choses d'une autre perspective et comprend les idées et valeurs communes partagées qui sont à la base de la consultation.

4. La langue est un défi considérable.

Plusieurs des participants des chapitres locaux ne sont pas anglophones de naissance. Ainsi, quand une importante consultation sur la politique est nécessaire, il est impératif que les conditions de temps et de traduction soient comprises et respectées de part et d’autre de la barrière linguistique de la consultation. Lors d’une importante consultation, quand des défis locaux considérables ou une socialisation nécessaire des idées pourraient s'imposer, les chapitres locaux doivent recevoir des documents traduits ou recevoir suffisamment de temps pour transformer les idées en concepts compris au niveau local.

5. Les participants de l’ISOC doivent utiliser le concept de la subsidiarité dans leurs consultations.

Le principe de subsidiarité est basé sur l'autonomie et la dignité de l'individu humain, et affirme que toute autre forme de société, de la famille et à l'État, ainsi que l'ordre international, devraient être au service de l’être humain. Au sein de l’ISOC, la subsidiarité suppose que les internautes soient au centre de notre travail, et souligne l'importance des chapitres locaux et des organisations membres agissant en tant que structures régionales ou verticales de médiation du marché, qui encouragent l'action individuelle et font le lien entre l'individu et la société dans son ensemble. "La subsidiarité positive" est un impératif moral pour le siège de l'ISOC dans sa mission de conseil internationale sur les méthodes de création de la politique et les conditions techniques nécessaires à un Internet au profit de l'internaute, lequel repose sur les principes de l'ISOC.